• Algemeen bestuurlijke zaken
• Bestuurlijke samenwerking
• Openbare orde & veiligheid
• Integraal Toezicht & Handhaving
• Dienstverlening
• Communicatie
Opleidings- en organisatieontwikkelingsbudget
Het opleidingsbudget wordt elk jaar ruim overschreden. De organisatie van de gemeente Urk is continu in. Niet alleen de organisatie groeit als geheel maar ook individuele medewerkers in de organisatie blijven zich door ontwikkelen. Het aantrekken van nieuwe medewerkers vereist vaak ook een investering in hun persoonlijke ontwikkeling. Maar dat geldt zeker ook voor de al in dienst zijnde medewerkers. De constante in-, door- en uitstroom van medewerkers maakt dat het ook nodig is om te blijven investeren in team ontwikkeltrajecten. Dit maakt dat het nodig is het opleidings- en organisatieontwikkelingsbudget voor de begroting van 2024 en volgende jaren structureel zou moeten worden verhoogd tot 3% van de loonsom. Gelet op de beperkte financiële ruimte is deze verhoging vooralsnog voor 2 jaar incidenteel opgenomen.
Advertentiekosten en arbeidsmarktcommunicatie
Op dit moment is er geen structureel budget voor advertentiekosten en arbeidsmarktcommunicatie in de begroting. Dit wordt elk jaar in de tussenrapportage incidenteel bijgeraamd op basis van het werkelijk aantal vacatures dat uitgezet wordt. Gezien de groei van de organisatie en het verloop van het personeel is structurele bijraming van de post advertentiekosten noodzakelijk. Omdat de financiële ruimte in de laatste twee jaren van onze meerjarenraming beperkt is, wordt in de jaren 2024 en 2025 incidenteel € 75.000 toegevoegd.
Strategische personeelsplanning organisatiebreed
Voor 1 januari 2024 stelt het college een organisatiebrede strategische personeelsplanning vast om de kwaliteit van de organisatie en de dienstverlening aan onze inwoners op peil te houden. De verwachting is dat hieruit een aantal acties en speerpunten voortvloeit die gevolgen hebben voor de financiële middelen voor 2024 en volgende jaren. Als voorbeeld kan daarbij worden gedacht aan het inrichten van een flexibele schil van medewerkers die ingezet kan worden bij projecten, pieken in het werk of vervanging bij ziekte en verlof, maar ook aan een breed inzetbare groep van een aantal trainees. Dit alles heeft te maken met de huidige maar zeker ook toekomstige spanning op de arbeidsmarkt. Om de bedrijfsvoering en de dienstverlening aan te laten sluiten op de ambities van het gemeentebestuur en de verwachtingen van de burgers is het nodig de vereiste financiële middelen daarvoor beschikbaar te stellen.
Nieuwe overeenkomst voor inhuur externe medewerkers
De overeenkomst met StaffingMS voor het inhuren van tijdelijk personeel volgens de aanbestedingsregels loopt nog tot 1 oktober 2024. De gemeente Urk is in samenwerking met de gemeente Noordoostpolder gestart met een marktconsultatie over dit onderwerp. De vraag die daarbij is gesteld is welke oplossing voor de twee gemeenten gezamenlijk dan wel voor elke gemeente afzonderlijk de beste is voor het inhuren van tijdelijk personeel. Die vraag gaat over het ontzorgen, de inzet van de vereiste middelen en mensen en het borgen van de juridische consequenties. Er kan worden gekozen voor een marktplaats concept zoals we dat nu kennen of een broker. De marktconsultatie is er voor bedoeld om op basis van alle verkregen informatie voor de gemeente Urk daaruit de beste keuze te maken. Afhankelijk van die keuze kan dit er toe leiden dat er ten opzichte van de huidige situatie enige extra financiële middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Daarover komt voor 1 januari 2024 meer duidelijkheid.
Aanpassing huisstijl
De huisstijl van de gemeente Urk is belangrijk voor de herkenbaarheid en de communicatie vanuit de gemeente. Binnen de huisstijl zijn er momenteel twee kleuren die we kunnen gebruiken: het blauw en zilvergrijs. Om meer uitstraling te kunnen geven aan de communicatie en onze uitstraling als gemeente hebben we behoefte aan uitbreiding van de huisstijl met enkele steunkleuren. Ook wordt onderzocht of er aanpassingen aan het gemeentelijke logo nodig zijn. Dit brengt het komend jaar mogelijk extra kosten met zich mee.
Regio Zwolle stapt door
Regio Zwolle heeft een meerjarenagenda opgesteld 'Regio Zwolle stapt door". Inhoudelijk staan er goede zaken in de meerjarenagenda. Er wordt beschreven wat de nieuwe koers is, dat wordt ingezet op brede welvaart en over de basis en meerwaarde van de regionale samenwerking. De visie, missie, ambities en doelen zijn, zeker vanuit regionaal perspectief, logisch, helder en wenselijk. De nieuwe meerjarenagenda gaat ook gepaard met een aangepaste financiering. Door hogere ambities, het eerder afzien van indexering en een andere indeling in een verplichte basisbijdrage en optionele programmalijnen neemt de bijdrage flink toe. De basisbijdrage (voor kennisontwikkeling/onderzoek, public affairs, communicatie en het regiobureau) gaat in 2024 € 2,37 per inwoner bedragen. Daarnaast kan per programmalijn worden ingestapt (niet per project). De vier programmalijnen zijn: economie (€ 1.31 per inwoner), arbeidsmarkt (€ 2,34 per inwoner), duurzame groei en leefkwaliteit (€ 0,75 per inwoner) en bereikbaarheid daily urban system (€ 0,19 per inwoner). In de begroting staat een bedrag geraamd van € 53.939. De extra bijdrage wordt € 100.000 meer.
Samen maken we Flevoland
Onder de noemer 'Samen maken we Flevoland werken de Flevolandse overheden samen. De structurele bijdrage van aan het regiobureau Netwerk Flevolandse Overheden (NFO) gaat met € 30.000 omhoog. Dit bureau ondersteund de regionale samenwerking in Flevoland waaronder het uitwerken van de ‘strategische agenda Flevoland’ die in april 2023 door de gemeenteraad is geaccordeerd.
Automatisering
Servicedesk
De servicedesk is het eerste contact voor de medewerkers van de organisatie voor alle vragen m.b.t. ICT en de informatievoorziening. Met het tijd- en plaats onafhankelijk werken is de taak van de helpdesk alleen maar groter geworden door bijvoorbeeld het gebruik van laptops, de ondersteuning van teams en thuiswerken. De servicedesk wordt nu bemand door 1 medewerker en een stagiair. Dit maakt de servicedesk kwetsbaar. De complexiteit is daarbij toegenomen, waardoor bijvoorbeeld regievoering op tickets bij leveranciers en meer analytische vaardigheden nodig zijn om de problemen in de complexere omgeving te kunnen analyseren. Dit vraagt om een formatieve uitbreiding en inhoudelijke versterking van de servicedesk met een ICT beheerder € 75.000 structureel.
Contractbeheer
De gemeente heeft een aantal grote (ICT) contracten en er is ook een ontwikkeling gaande met steeds meer uitbestede diensten waarbij het voeren van regie op de te leveren diensten steeds belangrijker wordt. De inrichting van contractbeheer en contractmanagement zorgt voor betere regie en uitnutting van deze contracten. Deze leveren daardoor meer waarde en anderzijds zorgt het ook voor beter inzicht en compliance. Het uitvoeren van contractbeheer en contractmanagement heeft tot op heden te weinig aandacht gekregen en werd “erbij” gedaan. Om meer focus en aandacht hiervoor te hebben is een uitbreiding van de formatie voor het voeren van contractbeheer en contractmanagement noodzakelijk € 40.000 structureel
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
Voor de laatste stap in het project Plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn extra middelen nodig, met name voor de borging van het beheer van de nieuwe werkplek. Deze kosten waren nog niet eerder bekend en kunnen pas nu in de begroting worden verwerkt. Dit bekent een incidentele last van € 129.500 in 2024 en € 52.400 structureel in de jaren daarna.
Tijdelijke extra inzet t.b.v. handhaving groepsbijeenkomsten (onder voorbehoud)
Uw raad besluit op 6 juli aanstaande met betrekking tot de koers voor wat betreft de jeugdhonken/groepsbijeenkomsten op bedrijventerreinen. Uitgangspunt van de verschillende opties is dat er de komende twee jaar extra inzet nodig is om meer grip te krijgen op deze problematiek. De omvang van de kosten hiervan is afhankelijk van het door uw raad te nemen besluit. Vooralsnog wordt gewerkt met de kosten behorende bij de door ons college voorgestelde tweede optie. Bij het uitvoeren van die optie is in 2024 0,5 fte extra nodig bij team Vergunningen en in 2024 en 2025 3 fte extra bij team Toezicht en Handhaving (2 fte toezichthouders en 1 fte handhavingsjurist). In totaal gaat het dan om € 243.000,- per jaar voor de duur van twee jaar. Met deze inzet kunnen de benodigde stappen worden gezet naar een veilig uitgaansklimaat. Aangezien het om tijdelijke inzet gaat, is het voorstel deze kosten te dekken met incidentele middelen (zoals subsidie Golfbreker).
Investeringen
Fase 2 herinrichting gemeentehuis
In 2023 zijn we bezig met de eerste fase van de interne verhuizing van de organisatie binnen het gemeentehuis. In 2024 willen we daarvan de tweede fase uitvoeren. Deze plannen zijn nog niet tot in detail uitgewerkt maar we denken dat een investering nodig is van € 2 miljoen in gebouwaanpassingen en van € 300.000 in meubilair. De afschrijvingslasten ramen we op 130.000 structureel. Voordat we overgaan tot het uitvoeren van deze investeringen, leggen we een uitgewerkt plan aan uw raad voor ter besluitvorming. Daartoe is het noodzakelijk in de meerjarenbegroting 2024 - 2027 rekening te houden met deze kosten.